בעידן הידע והטכנולוגיה המתקדמת קיים מידע רב בפורמטים שונים המצטברים במחשבו האישי של האדם. תמונות, מסמכים, עבודות, תכתובת דוא"ל, קישורים לאתרי אינטרנט, אנשי קשר, מצגות, רשומות, משימות, תזכורות, דיונים, מאמרים ועוד. ניהול מידע אישי היא פעילות שבה אדם שומר ומארגן את פריטי המידע שלו כדי לאחזר אותם בעצמו בזמן מאוחר יותר (ברגמן, 2005).PIM ניהול מידע אישי חודר לכל היבט בחיינו, זוהי מיומנות חדשה הדורשת מאנשים רבים לארגן ביעילות את המידע שברשותם על מנת לא לבזבז זמן יקר בחיפוש אחר מידע ולהשיג בצורה טובה יותר מטרות בחיים. PIM יכול להתקיים בכל סביבה פיזית, עם התקנים ניידים ועל ידי שימוש במחשבים אישיים (Bergman, Beyth-Marom & Nachmias, 2008). ניהול יעיל ומאורגן של המידע יאפשר לאחסן, לאחזר, לשלוח, לקלוט, לסנכרן וכל מניפולציה אחרת של המידע Jones,Bruce,) (Klasnja & Jones, 2008. ארגון המידע נעשה באמצעות תוכנות מחשב, אני אציג את הכלי Microsoft OneNote 2010 אשר מסייע בפעולת ניהול המידע האישי ומאפשר את שליפת המידע ואחזור החומר בקלות, במהירות וביעילות. זאת מנקודת מבטי כסטודנטית באוניברסיטה וכעוזרת הוראה. אציין לאילו מטרות התוכנה משמשת אותי ועל הפוטנציאל שלה לניהול מידע אישי ולמידה עבורי.
המטרות שלשמן משמשת אותי התוכנה, מבחינת ניהול מידע אישי התוכנה מאפשרת לאסוף, לערוך ולארגן את כל מה שדרוש לי- מסמכים, מצגות, מאמרים, הרצאות, עבודות, רשומות, דיונים, הערות, תמונות, סרטי וידאו וקישורים לאינטרנט-עבור כל פרויקט, משימה או עבודה שעליהם אני עובדת. OneNote מספק לי פתרון באמצעות תוכנה גמישה המאפשרת לי לאסוף כמעט כל סוג של מידע שדרוש לי במקום אחד. זוהי אכן מטרת ניהול מידע אישי עריכה, אבחון, מיפוי וארגון המידע בהתאם לצרכים, למשאבים ולמטרות האישיות הסובייקטיביות, שלי כמשתמשת במהלך הפעילויות הקשורות בלימודיי ובעבודתיBergman, Beyth-Marom) (& Nachmias, 2003; Boardman & Sasse, 2004; Jones et al., 2008.
OneNote שומר את המידע הדרוש בהישג יד, ובנוסף, הודות ליכולות חיפוש רבות עוצמה, ניתנת האפשרות למצוא בקלות בדיוק את מה שאני מחפשת. ניתן לשלוח כחבילה אחת מידע מסוגים שונים המקושרים בתוכנה. התוכנה מאפשרת לגשת למחברות כמעט מכל מקום, לשתף ולנהל אותן במיקומים ובמכשירים מרובים. היא מאפשרת ליצור הפניות לעמודים ולמקטעים בתוך המחברת בקלות. OneNote מתאים בצורה מושלמת להיות כלי עזר הכרחי בעת עריכת מחקר ואיסוף מידע מקבצים אחרים או מהאינטרנט. זוהי אם כן יתרונותיה של המחברת הדיגיטלית! באמצעות OneNote, ניתן לאתר מידע בקלות ובמהירות ובכך לחסוך זמן. עם OneNote אין עוד צורך בניחושים בניסיון לאתר היכן אחסנתי מידע קריטי מכיוון שהכל מאוחסן באותה התוכנית. עיקר, תפקידה של המערכת הוא אחזור, שמירת פריטי המידע על ידי על מנת שישרתו אותי בעתיד(kaye et al., 2006) . במהלך לימודיי בהכנת עבודות מסכמות, סמינריונים, תזה, לימודי התמחות וכ"ד.
OneNote נותן פתרון עבור עומס יתר של מידע, כל המידע שלי נמצא במרחק נגיעה, ומאפשר לי להשתלט על המשימות שאני מקבלת מהאוניברסיטה. כאשר המידע זמין ונגיש, באפשרותי להיות ערוכה יותר ולקבל החלטות טובות יותר, מטרה זו מזוהה גם במחקר של (Praate, Unruh, Civan & Skeels, 2006) שבו נמצא כי ניהול מידע אישי רפואי אפשר לחולות סרטן לקבל החלטות על המשך הטיפול וכן נתן למטופלות תחושת שליטה על המידע הקשור למחלתן.
כל אסטרטגיות השמירה הקיימות ב-Microsoft Office הינן אסטרטגיות בעלות אפיון מבנה היררכי וכן גם בתוכנת Microsoft OneNote 2010 . אולם הייחודיות של תוכנת OneNote שהיא מאפשרת ארגון מידע רשתי ע"י הערות מקושרות לכמעט כל סוג של מידע זאת תוך כדי עבודה בו-זמנית בתוכניות אחרות או בדפדפן האינטרנט. זוהי מחברת בעלת יכולת קיבול ענקית המורכבת ממחברות, מקטעים ועמודים אלקטרוניים. ניתן לתייק מידע במקומות הנכונים מכאן ניתן להוסיף מחברות, מקטעים ועמודים רבים ככל שארצה-או להסיר אותם, להעביר אותם ממקום למקום, לסמן אותם בצבעים או למזג אותם זה עם זה. כלי הניווט במחברות מספק נקודות אחיזה שמאפשרות לי לראות ולגשת בקלות לכל המחברות שלי או לכל המקטעים במחברת. כך שהתוכנה מאפשרת אבחנה בין פריטים, אינטגרציה חזותית ואיתור פריטים בקלות. אני יוצרת מחברות לפי נושאים שכל מחברת מציינת נושא, כאשר לדוגמה מחברת האוניברסיטה שלי בנויה ממקטעים שכל מקטע מציין קורס באוניברסיטה ובכל מקטע יש דפים הכוללים את החומרים הנלמדים בשיעורים הדפים מסודרים בסדר כרונולוגי בהם התקיימו השיעורים, ברגע שאראה כי המחברת עמוסה מידי אוכל ליצור מספר מחברות שיהיו לפי קורסים. את שלושת האסטרטגיות לארגון קבצים הקשורים ללמידה יצירת ערמות (דפים), תיוק לפי קורסים (מקטעים) ותיוק לפי נושאים (מחברות) שזוהו במחקר של הרדוף-יפה ונחמיאס (2011) אני מזהה גם אצלי כאשר אני משלבת בין האסטרטגיות (Hardof-jaffe, Hershkovitz, Adu-Kishk, Bergman, & Nachmias, 2009).
באמצעות אסטרטגיות השמירה והארגון של המידע מטרתי היא ליצור סביבה שבה המידע מסודר באופן המאפשר לי להבין טוב יותר את המידע זאת לפי המחקר של Jones, Phuwanartnurak, Gill, & Bruce,) (2005. בכך לעבד את המידע טוב יותר וביעילות. אני מארגנת את המידע כך שיהיה לי קל ללמוד. כדוגמה, מטלה זו דורשת ממני לבצע ניתוח כלי לניהול מידע אישי ע"י אינטגרציה בין מקורות מידע שונים זאת ע"י הבנת הקשר בין הנקודות המשותפות במאמרים העוסקים בניהול מידע אישי למטרות שלשמם אני מנהלת מידע אישי בזמן למידה.
ניתן להסיק על הפוטנציאל של התוכנה לניהול מידע אישי לשם למידה עבורי דרך המטרות בניהול מידע אישי במהלך העבודה בתוכנה שאותן ניתן לחלק לשלוש קבוצות (א) מטרות פונקציונאליות (ב) מטרות קוגניטיביות (ג) מטרות אפקטיביות (הרדוף-יפה ונחמיאס, 2011). מטרות פונקציונאליות: אחזור ונגישות "מאפשרת לאסוף ולארגן את כל מה שדרוש לי", "שמירת פריטי המידע על ידי על מנת שישרתו אותי בעתיד". יעילות וחסכון בזמן "ניתן לאתר מידע בקלות ובמהירות ובכך לחסוך זמן". השיתוף במידע והניידות "התוכנה מאפשרת לגשת למחברות כמעט מכל מקום, לשתף ולנהל אותן במיקומים ובמכשירים מרובים". מטרות קוגניטיביות: אינטגרציה "עבודה זו דורשת ממני לבצע אינטגרציה בין מקורות מידע שונים", "מתאים בצורה מושלמת להיות כלי עזר הכרחי בעת עריכת מחקר ואיסוף מידע מקבצים אחרים או מהאינטרנט", הבנה " מטרתי היא ליצור סביבה שבה המידע מסודר באופן המאפשר לי להבין טוב יותר את המידע", עיבוד "לעבד את המידע טוב יותר וביעילות", רפלקציה " אני מארגנת את המידע כך שיהיה לי קל ללמוד", "לראות ולגשת בקלות לכל המחברות שלי" מטרות אפקטיביות: הימנעות מעומס יתר "נותן פתרון עבור עומס יתר של מידע, כל המידע שלי נמצא במרחק נגיעה", "שהתוכנה מאפשרת אבחנה בין פריטים, אינטגרציה חזותית ואיתור פריטים בקלות", שליטה על המידע "מאפשר לי להשתלט על המשימות שאני מקבלת מהאוניברסיטה", "ניתן לתייק מידע במקומות הנכונים", "כלי הניווט במחברות מספק נקודות אחיזה שמאפשרות לי לראות ולגשת בקלות לכל המחברות שלי".
ביבליוגרפיה
ברגמן, ע' (2005). השימוש במאפיינים סובייקטיביים במערכות לניהול מידע אישי, חיבור לשם קבלת התואר "דוקטור לפילוסופיה", תל-אביב.
הרדוף יפה, ש' ונחמיאס, ר' (2011). מטרות ואסטרטגיות לניהול מידע אישי במשימות למידה. האדם הלומד בעידן הטכנולוגי, כנס צ'ייס השנתי למחקרי טכנולוגיות למידה.
Bergman, O., Beyth-Marom, R., & Nachmias, R. (2003). The user subjective approach to personal information management systems. Journal of the American Society for Information Science, 54(9),872-878.
Bergman, O., Beyth-Marom, R., & Nachmias, R. (2008) The user-subjective approach to personal information management systems design: Evidence and implementations, The American Society for Information Science and Technology, 59(2), 235-246.
Boardman, R. & Sasse, M. A. (2004). "Stuff goes into the computer and doesn't come out": A cross-tool study of personal information management. Proceedings of the SIGCHI 2004, Vienna, Austria ACM Press, 583-590.
Hardof-Jaffe, S., Hershkovitz, A., Abu-Kishk, H., Bergman, O., & Nachmias, R. (2009). Students' organization strategies of personal information space. Journal of Digital Information, 10(5).
Jones, E., Bruce, H., Klasnja, P., & Jones, W. (2008) I give up! Five factors that contribute to the abandonment of information management strategies. In Proceedings of the Asis Annual Meeting Proceedings of the American Society for Information Science 45(1).
Jones, W., Phuwanartnurak, A., Gill, R., & Bruce, H. (2005). Don’t take my folders away! Organizing personal information to get things done. Proceedings of the ACM Conference on Human Factorsin Computing Systems, 1505 – 1508.
Kaye, J. J., Vertesi, J., Avery, S., Dafoe, A., David, S., Onaga, L., Rosero, I., & Pinch, T. (2006) To have and to hold: Exploring the personal archive. Proceedings of the SIGCHI conference on Human Factors in computing systems, 275–284.
Pratt, W., Unruh, K., Civan, A., & Skeels, M. M. (2006). Personal health information management. Communications of the ACM, 49(1), 51-55.
